忘年会・新年会の幹事をAIで時短｜案内文づくりと名前を入れない頼み方

2026年9月16日2026年10月9日

木のテーブルでスマホを操作する手元と、開いたメモ帳・湯呑み・みかんのかご・観葉植物を描いた水彩イラスト。「幹事の仕事をAIに」の文字入り。

「今年も幹事、当たっちゃった」を、AIに手伝ってもらう

自治会の役員をしていたら忘年会の幹事が回ってきた。同窓会の世話役だから新年会のお店を探さなくてはいけない。趣味のサークルで、今年は自分が案内文を書く番になった――そんな「地域や仲間内の集まりの幹事」を任される時期が、11月から12月にかけてやってきます。

会社の忘年会なら幹事のノウハウ記事はたくさんありますが、自治会やPTA、同窓会、親族の集まり、趣味のサークルの幹事は勝手が違います。

会社のように総務や先輩が助けてくれるわけではなく、お店探しから案内文づくり、出欠の取りまとめまで、ほぼ一人でこなすことになりがちです。

「AIに手伝ってもらえばラクになるらしい」と聞いても、二の足を踏む方は多いのではないでしょうか。それも当然です。幹事という立場は、自分の情報ではなく、参加者という「他人の個人情報」を扱う立場だからです。

結論からお伝えすると、AIは幹事の仕事の「下書き係」として十分役に立ちます。ただし、参加者の名前や連絡先を入れなくても済む頼み方があります。この記事では、その頼み方の実例と、AIの答えで決めてはいけないことを順番に解説します。

なぜ幹事のAI活用は、自分で使うときより一段重いのか

個人情報保護委員会は、生成AIサービスの利用について注意喚起を出しています。そのうち「一般の利用者」に向けた部分には、次のように書かれています。

生成 AI サービスでは、入力された個人情報が、生成 AI の機械学習に利用されることがあり、他の情報と統計的に結びついた上で、また、正確又は不正確な内容で、生成AI サービスから出力されるリスクがある。そのため、生成 AI サービスに個人情報を入力等する際には、このようなリスクを踏まえた上で適切に判断すること。

（出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」別添1（2023年6月2日）取得日2026-09-11 https://www.ppc.go.jp/files/pdf/230602_alert_generative_AI_service.pdf）

誤解しやすいのですが、この一般の利用者向けの部分は「個人情報を入力してはいけない」という禁止ではありません。原文は「リスクを踏まえた上で適切に判断すること」と書いています。

とはいえ、幹事が扱うのは自分自身の情報ではなく、参加者の名前・連絡先・出欠といった、他人の情報です。

参加者の側からすれば、自分の名前や連絡先がAIに入力されるとは思っていないかもしれません。自分の情報なら自分で決められますが、他人の情報となると、話が少し変わります。

だからこの記事の立場はシンプルです。参加者の名前や連絡先を、そもそも入れずに済む頼み方をする。 以下で具体的な頼み方を紹介します。

AIに任せられる幹事の仕事、3つ

1. お店探しの条件整理：人数・予算・エリア・雰囲気・個室の希望など、条件を箇条書きに整理してもらう（実際のお店探しは、地図アプリや予約サイトで自分で行います）
2. 案内文の下書き：日時・場所・会費・持ち物などを盛り込んだ案内文のたたき台を作ってもらう
3. 出欠集計の「表の枠」だけ：誰が出席するかではなく、集計するための表の枠を作ってもらう

いずれも、AIに渡すのは「条件」や「形式」であって、参加者一人ひとりの個人情報ではありません。

頼み方の実例

① お店探しの条件整理

参加者の名前は書かず、条件だけを箇条書きで渡します。

コピーして使える例文

「忘年会のお店を探しています。次の条件に合う候補の探し方や、お店に確認すべき点を整理してください。
・人数：12名
・予算：1人4000円程度
・エリア：〇〇駅の周辺
・希望：個室あり、飲み放題プランがあると助かる」

AIからは「こういう条件で探すとよい」「予約時にこの点を確認するとよい」といった整理や、検索のヒントが返ってきます。お店の名前が挙がることもありますが、その場合も次の章のとおり確かめてください。

実際にお店を探すのは、地図アプリや予約サイトで自分の目で行ってください（この理由は次の章で説明します）。

② 案内文の下書き

こちらも、参加者の名前は書かず、行事全体の情報だけを渡します。

コピーして使える例文（○や〇〇の部分を、ご自分の内容に書き換えてください）

「〇〇同窓会の新年会の案内文を作ってください。
・日時：○月○日（○）18時〜20時
・場所：〇〇（店名）
・会費：4000円
・返信方法：○月○日までにグループLINEで出欠を教えてください
丁寧だけど堅苦しすぎない文章でお願いします」

出来上がった下書きの日付・金額・集合場所は、必ず自分で読み直して直してください。AIに渡した条件と違う数字が紛れ込むことがある、という点は、案内文に限らずAIの下書き全般に言えることです。

乾杯の発声をお願いする方など、案内文に特定の方の名前を入れたいときは、AIには「乾杯の発声はAさんにお願いします」のように「Aさん」と書いて頼みます。下書きができたら、「Aさん」を自分で本当の名前に書き換えましょう。「Aさん（3丁目の班長）」のように役職・住所・勤め先などを書き添えると、誰のことか分かってしまうので、記号だけにしておくのがコツです。

③ 出欠集計の「表の枠」だけを作ってもらう

参加者の名前が入った出欠表そのものは、AIに渡しません。頼むのは「表の枠」だけです。

コピーして使える例文

「幹事として出欠と会費を管理する表を作りたいです。どんな列があると便利か提案して、表にして見せてください。名前の欄は空欄のままで大丈夫です」

出来上がった表は、コピーしてスプレッドシートに貼り付けます（うまく貼れないときは、列の名前を見ながら自分で作れば十分です）。

参加者の名前や出欠は、そのあと自分でスプレッドシートやExcelに直接入力します。実際の名簿や住所・連絡先をAIに渡す必要はありません。

アレルギー・持病・体調など、参加者の健康に関わる情報は、とくに入れないでください。 お店への配慮が必要な場合は、AIを介さず、幹事から直接お店に伝えるようにしましょう。その際も名前は出さず、「卵のアレルギーの方が1名」のように伝えます。

忘年会・新年会の幹事がAIに渡すもの（人数・予算・エリアなどの条件や集計表の枠）と、渡さないもの（参加者の名前・連絡先・住所・健康情報・名簿）を上下に分けた図解

AIの答えで決めてはいけないこと

観光庁が観光事業者向けにまとめた手引書には、こう書かれています。

生成AIが出力した結果を情報発信のコンテンツとして提供する際に、実在しない観光地や施設、時間内で移動できない場所を出力するリスクがあります。旅行者にとっては誤っているかどうかの判断がつきにくく、混乱を招くおそれがあります。

（出典：観光庁「観光地・観光産業の生成AIの適切な活用に向けて」2025年2月取得日2026-09-11 https://www.mlit.go.jp/kankocho/content/001888805.pdf）

この手引書は観光事業者向けにまとめられたものですが、書かれているリスクは、忘年会・新年会のお店探しにもそのまま当てはまります。AIは、実在しないお店や、実際とは違う情報を、自信ありげに答えることがあるからです。

次のことは、AIの答えだけで決めないでください。

お店の営業時間・定休日
料金・コース代金
貸切の可否・席数
アクセス・最寄り駅からの道順

これらは、必ずお店の公式サイトを見るか、電話で直接確かめてから予約してください。地図アプリや予約サイトの情報も古いことがあるので、最後はお店に直接確かめましょう。

無料のAIで「お店探し」がどこまでできるか（地図やWeb検索と連携できるか）は、サービスやプランによって差があります。この記事では「AIには条件整理を頼み、実際の検索・予約は地図アプリや予約サイトで自分が行う」という前提で進めています。この形なら、使っているAIの機能に左右されません。

設定で止められること・止められないこと

「学習に使われたくないなら、設定をオフにすればいいのでは」と思うかもしれません。ここはChatGPTとGeminiで仕組みが違うので、それぞれ分けて説明します。

Gemini（Google）の場合

Google公式の「Gemini アプリのプライバシーハブ」には、次のように書かれています（最終更新日2026年9月24日、取得日2026-10-08）。

こうした目的のため、人間のレビュアー（トレーニングを受けた Google のサービスプロバイダのレビュアーを含む）が収集したデータの一部をレビューすることがあります。

学習や品質改善のためのレビューを止める方法として、公式には、[アクティビティの保存]という設定をオフにする方法と、一時チャット（通常のチャットとは別に使える機能）を使う方法の2つが案内されています。

今後、チャットがレビューされたり Google サービスの改良に使用されたりしないようにするには、[アクティビティの保存] をオフにしてください。設定がオンになっている場合は、機密データやレビュアーに見られたくない内容、または Google がサービスの改良に使用することを望まない情報は入力しないでください。
一時チャットを使用することもできます。一時チャットは、人間のレビュアーが目を通して Google AI の改善に使用されることはありません。

ただし、ここには重要な注意書きが続きます。

[アクティビティの保存] の設定がオフの場合や、一時的なチャットを使用している場合でも、Google はユーザーへの応答や Google、Google のユーザー、一般の人々の保護のためにユーザーのチャットを使用します（人間のレビュアーによるレビューも含む）。

また、同じページには「[アクティビティの保存] がオフになっている場合、以降のチャットが AI モデルの改良に使用されることはありません（フィードバックが送信された場合を除きます）」とも書かれています。オフにしていても、回答に評価（フィードバック）を送ると、送ったフィードバックや過去24時間のチャットなどが、Geminiアプリの維持と改良のために使われます。

（出典：Google「Gemini アプリのプライバシーハブ」取得日2026-10-08 https://support.google.com/gemini/answer/13594961?hl=ja）

つまり、設定をオフにしても、誰にも見られないわけではありません。止められるのは学習・改善のためのレビューや利用ですが、フィードバックを送った場合は例外です。また、安全確認のためのレビューは残ります。

ChatGPT（OpenAI）の場合

OpenAI公式の「ChatGPT のデータ管理」（取得日2026-10-08。更新されることが多いページのため、時期によって内容が変わっている可能性があります）には、次の手順が案内されています。

ウェブ（サインインしている場合）：アカウントメニューを開きます → 「設定」を選択します → 「データコントロール」を選択します → 「すべての人のためにモデルを改善する」を選択してオフにし、「完了」を選択します

iOS／Android：サイドバーを開きます → プロフィールアイコンを選択して、設定を開きます → 「データコントロール」を選択します → 「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにします

（オフにすると）新しい会話は OpenAI モデルの学習には使用されません。ただし、チャット履歴には引き続き表示される場合があります。

同じFAQページの中でも、この項目の表記が「すべての人のためにモデルを改善する」「すべてのユーザー向けにモデルを改善する」のようにゆれています。画面の表記は時期や端末によって異なることがあるので、名称が多少違っていても、同じ項目を探してみてください。

ただし、学習に使わない設定にしていても、回答にフィードバックを送った場合は例外です。OpenAIのヘルプでは、モデルの回答に対して「良い回答」／「良くない回答」を選択するなどのフィードバックを送ると、「そのフィードバックに関連する会話全体がモデルのトレーニングに使用されることがあります」と説明しています。

（出典：OpenAI「モデルのパフォーマンスを向上させるためのデータの使用方法」取得日2026-09-11 https://help.openai.com/ja-jp/articles/5722486-how-your-data-is-used-to-improve-model-performance）

また、一時チャットについても、Geminiと同じ構造の注意書きがあります。

一時チャットである間、これらのチャットは次のように扱われます：チャット履歴に表示されません／メモリを作成または更新しません／OpenAI モデルの改善には使用されません／安全上の理由から最大 30 日間保持される場合があります

（出典：OpenAI「ChatGPT のデータ管理」取得日2026-10-08 https://help.openai.com/ja-jp/articles/7730893-data-controls-faq ／詳しくは OpenAI「ChatGPT の一時チャット」 https://help.openai.com/ja-jp/articles/8914046）

ChatGPTの一時チャットも、何も残らないのではなく、「安全上の理由から最大 30 日間保持される場合がある」という書き方です。なお、一時チャットはあとから通常のチャットとして保存することもでき、保存するとそのチャットには通常の設定（モデル改善の設定など）が適用されます。

監視については、OpenAIのプライバシーポリシーに書かれています。利用目的として、次のように挙げています。

当社のサービスにおける詐欺、違法行為、又は不正使用を防止し、当社のプラットフォーム上で送信又は交換されるコンテンツを監視するなどして、当社のシステム及びサービスのセキュリティを保護するため

（出典：OpenAI「プライバシーポリシー」更新日2026年7月30日取得日2026-09-11 https://openai.com/ja-JP/policies/privacy-policy/）

Geminiは、[アクティビティの保存]をオフにすると、以降のチャットがAIモデルの改良に使われなくなります。ただし、フィードバックを送った場合は例外です。また、オフにしても、一時チャットを使っても、安全確認のための利用は止まりません。

ChatGPTは、学習に使わない設定にすると、新しい会話がトレーニングに使われなくなります。ただし、フィードバックを送ると、その会話全体がトレーニングに使われることがあります。一時チャットも、安全上の理由から最大30日間保持される場合があり、監視についてはプライバシーポリシーに利用目的として書かれています。

止め方の細かい手順や保持期間は、各社で違います。

だからこそ、設定に頼るより先に、そもそも参加者の名前や連絡先を入れない頼み方をするほうが確実です。

といっても、身構える必要はありません。この記事の3つの頼み方で渡すのは人数・予算・日時のような条件だけなので、下書きは気軽にAIに任せ、決めるのと確かめるのは幹事がする、という分担で進めましょう。

まとめ：AIは下書き係、決めるのと確かめるのは幹事

1. AIに任せるのは「条件整理・案内文の下書き・出欠集計の表の枠」まで。参加者の名前・住所・連絡先・アレルギーや体調は入れない（名前が必要なら記号に置き換える）。
2. お店の営業時間・料金・貸切可否・アクセスは、AIの答えで決めず、公式サイトか電話で確認する。案内文の日付・金額・集合場所も自分で読み直す。
3. 設定は補助と考える。Geminiは、[アクティビティの保存]をオフにしても、フィードバックを送れば改良に使われ、安全確認のための利用も残る。ChatGPTは、学習に使わない設定にしても、フィードバックを送ればその会話全体がトレーニングに使われることがある。だから名前や連絡先を入れない頼み方が一番の対策になる。

今日の1アクション

次に幹事の相談を始める前に、まず「人数・予算・エリア・希望」の4つをメモに書き出してみましょう。それをそのままAIへの最初のひとことにすれば、お店探しの条件整理はもう半分終わっています。

この記事を書いた人

くらた

忘年会・新年会の幹事をAIで時短｜案内文づくりと名前を入れない頼み方

「今年も幹事、当たっちゃった」を、AIに手伝ってもらう

なぜ幹事のAI活用は、自分で使うときより一段重いのか

AIに任せられる幹事の仕事、3つ